一、部门概况
国际合作与交流处是在学校党委领导下，负责制订并贯彻国际合作与交流规划与政策，协调与管理国际合作与交流相关事务，拓展对外交流，开展各类涉外项目，推进国际化办学的综合职能部门。
二、部门主要职责
1. 贯彻和宣传国家及上级主管部门的各项对外方针、政策。
2. 当好党委和行政在涉外工作中的助手和参谋；研究制定全校国际暨台港澳交流及合作工作的发展规划、工作计划、方针政策、规章制度并组织实施；审查各单位报请党委和行政审批的涉外文件；协调全校外事活动，组织策划并开拓重大国际合作项目，负责重大出访的策划组织和重大来访的接待安排。
3. 开拓、维护与国际暨台港澳地区友好院校及国际组织的合作伙伴关系；负责校级团组出访、境外团组来访的相关安排；承担我校参与的国际大学组织（中俄经济类大学联盟、欧盟项目）联络协调工作；承担校级各类涉国（境）外协议、文书、合同的制定、翻译、审核和签订，负责对学院提交的校级各类涉国（境）外协议、文书、合同的审核和报批；负责相关涉外证明的开具；配合有关部门做好各类教师海外交流项目；统筹协调、组织实施以及跟踪管理各类涉外交流项目。
4. 统筹推动、组织实施我校学生海外交流工作，包括建立学生交流合作伙伴关系，校级交换生项目管理和组织实施，各类学生交流项目申报、实施和管理等。
5. 负责海外引智以及来校工作外国专家和教师的聘请、报批、涉外管理、安全、评估和生活服务等；负责短期境外专家来校费用审核；负责全校国际暨涉台港澳学术会议的申报审批工作。
6. 负责国际学生的招收、生活、教学和学籍管理和安全工作；负责在校台港澳学籍生的政策归口管理，协助有关部门做好台港澳招生、管理工作。
7. 负责全校中外合作办学项目的归口管理。
8. 承担中国-东盟民办大学联盟秘书处工作，牵头推进三亚学院与东盟各国民办高校各类交流合作的开展。
9. 承担我校教育部备案的印度尼西亚研究中心和海南省华文教育基地的联络协调工作。
10. 负责国家、省市等公派出国出境学习项目的评审、申报，并负责对学校公派出国出境交流人员的选派、培养和派出工作；承担师生的行前外事纪律教育工作。
11.负责有关国际化办学、台港澳工作以及其他涉外的相关信息汇总、统计和上报等工作；负责外事相关档案的收集和归档工作。
12. 配合和协助校宣传部门做好对外宣传和群众性外事教育工作，根据党中央和国务院及主管部门的文件和材料，向各单位提供国际形势、对外政策和重大国际问题的宣传材料和对外表态口径，协同审查重要涉外报道稿和有关其他文稿；管理来访的外国记者，指导有关单位做好外国记者来访活动的安排；负责部门网站建设和维护以及学校网站英文板块的更新。
13. 负责对外事干部和涉外人员进行对外政策和外事纪律教育，组织外事干部的对外政策、业务培训；总结交流外事工作经验。
14.认真贯彻执行《涉外人员守则》，配合纪检、监察和保密部门检查外事纪律及保密制度的执行情况，及时向有关部门提出违反外事纪律问题的处理意见和建议。
15. 办理校党委、行政和上级外事部门等交办的其他涉外事宜。
三、处长
1. 全面主持全处工作。
2. 主要分工：
（1）负责起草和审核我校国际合作与交流工作的发展规划、年度工作计划与总结。
（2）负责主持起草和审核部门和学校外事管理相关规章制度并监督实施。
（3）主持我处例会。
（4）代表我处出席校内外有关会议和重大活动。
（5）负责我处的组织人事安排和人员分工。
（6）审核和监管经费预算和使用情况。
（7）负责与国（境）外大学与组织合作与交流关系的建立和保持，校领导出访及重要来访。
（8）对国际学生事务、国际交流事务、外国专家事务、涉外办学事务和综合事务进行统筹管理。
（9）负责就正在举办的中外合作办学项目与教务处、丝路商学院和外方合作学院的对接协调。
（10）负责中国-东盟民办大学联盟秘书处事务。
（11）负责对接教育厅国际处、省市外办、省市委统战部等部门，做好上传下达、工作协调和交办工作。
（12）负责国际大学组织、教育部备案的印度尼西亚研究中心和海南省华文教育基地的联络协调工作。
（13）负责就国际学生的学历教育和短期项目与教务处领导和相关部门与学院领导的联络协调工作。
（14）负责督促管理部门网站和学校官网英文板块的及时更新。
（15）负责安排学校重要英文宣传资料的编译、整理和审核工作。
（16）负责外事保密及安全工作。
（17）负责部门职员的职能能力提升计划制定及落实。
（18）负责完成校领导交办的其它工作任务。
四、外国专家事务科（工作人员：阮瑞源）
1. 负责外籍教师和专家的年度计划和总结。
2. 负责与国外外籍教师及外籍专家外派组织固定关系的建立与交流。
3. 负责外籍语言教师及外籍专家人选的选定、引进和聘任等工作。
4. 负责选聘的外籍教师及外籍专家来华任职的申请、报批，来华签证手续的办理及在华居留手续的办理及聘请效益评估、外专外教档案等工作。
5. 负责外籍教师及外籍专家在校日常生活的管理，包括居所条件的维持与改善、在校期间的人身及财产安全的维护、出外旅行手续的办理、工资的发放及福利的落实等。
6. 负责我校所有短期外籍专家的审定、邀请及接待工作。
7. 负责国际暨涉港澳台会议的申报、审批与管理。
8. 负责对外籍教师和外籍专家进行相关法律法规的宣讲与教育，配合公安、安全部门做好相应工作。
9. 负责完成领导交办的其它工作。
五、国际交流科（工作人员：阮瑞源）
1. 负责起草校国际合作与交流的年度工作计划。
2. 负责拓展国（境）外交流项目。
3. 负责与国外大学及机构的合作与交流的组织协调、协议洽谈、审核及报批。
4. 负责学生交流项目的拓展、申报、派出与管理（包括：交流合同或协议的起草、审核和报批；协助进行项目宣传、人员的选拔与推荐、校内派出手续的办理、信息统计和档案整理等）。
5. 负责各类专项及国家留学基金管理委员会公派项目的组织申报、遴选、派出手续的协助办理和档案管理。
6. 负责全校师生员工因公出访的审批、任务批件的下达；负责我校正式在编教工因公出访的护照、签证材料的审查，材料提交和签证办理。
7. 我校教工及在校学生赴台材料的审查及上报。
8. 负责我校团组因公派出的各项手续办理（包括：材料初核与修改、打表、办理进度更新、上报省外办/教育厅+台办审批、取/还护照等）、信息统计和档案整理等。
9. 负责出访人员行前安全教育、涉密教育及涉外礼仪的培训。
10. 负责外国人来华邀请的审核及办理。
11. 负责校级来访团组的接待安排工作。
12. 配合涉外新闻的撰写和审核工作。
13. 负责学校对外交流活动中的英文翻译工作，处理校际国际交流往来信函和资料。
14. 负责学校重要英文宣传资料的编译、整理工作。
15. 配合有关部门保障涉外国家安全及保密工作；
16. 负责国际交流工作和出入境工作的档案管理及工作总结。
17. 配合处里其他工作，完成领导交办的其他工作。
六、国际学生管理科（工作人员：丛杉）
1. 负责研究、制订各类国际学生的教育管理文件和制度。
2. 做好与教育厅国际处就海南省政府奖学金生对接每年的招生计划并负责组织实施，包括奖学金项目国际学生的申请咨询、申请材料审核及录取报批手续、奖学金生年终评审等；负责奖学金项目经费的入账工作。
3. 负责国际学生招生宣传资料的制作、留学中国网站和部门网站招生内容的添加和更新、招生合作机构的联系及接洽等事宜。
4. 负责所有自费国际学生的申请咨询、申请材料审核及录取报批手续。
5. 负责短期国际学生团组来校前的相关联络、经费预算、邀请及录取事宜，以及短期团组结业后，相关档案、材料存档。
6. 负责学信网的学籍数据录入、管理。
7. 负责国际学生入境手续的报批及在校居留手续的办理，具体包括《JW202》表的申请、《外国人居留证》及《三亚学院学生证》等必要证件和文件的办理工作。
8. 负责新生到校接机和接站安排。
9. 负责国际学生学费、保险费收缴工作；负责国际学生意外突发事件处置及其保险理赔工作。
10. 负责国际学生的培养、管理事宜以及与各职能部门、学院具体工作人员的协调对接。
11. 负责国际学生招生信息统计工作，按时、规范整理有关档案。
12. 负责国际学生手册的制定和更新。
13. 负责与后勤保障处共同对国际公寓的管理。
14. 负责与荔枝沟派出所等部门对接国际学生的涉外管理。
15. 负责开具各类证明和办理请假手续
16. 负责组织国际学生外出旅游、参观访问、参加校外各类活动、USY国际日活动、海南省琼州杯国际生汉语比赛等。
17. 负责国际学生和本科室档案管理以及信息数据管理。
18. 配合处里其他工作，完成领导交办的其他工作。
六、涉外办学管理科（工作人员：丛杉）
1. 负责学校中外合作办学活动的相关政策研究和管理制度规章的制定。
2. 负责受理学校中外合作办学项目和机构的申请，组织校内专家评审，审核、上报等工作。
3. 负责学校中外合作办学活动的监管和质量保障体系建设，组织实施学校中外合作办学的评估工作。
七、综合科（工作人员：丛杉）
1. 负责起草国际合作与交流处内部管理规章制度。
2. 负责起草国际合作与交流处年度工作计划和工作总结。
3. 负责国际合作与交流处对外宣传、报道及文化建设；部门网站的建设、管理及维护；学校官网英文板块的内容建设。
4. 负责国际合作与交流处内部事务的综合管理、协调与服务以及相关行政事务，包括非外事来访接待，公章管理、值班、公务用车申请和使用管理，物资的采购及管理；协助处长处理人事相关工作；管理基础性财务；资产管理；负责文书工作，包括收发文、文书起草、上报和外发文件审核；负责安全和计生工作；负责工会工作；负责安排办公场所清洁工作；负责安排实习生和勤工俭学岗位申请、安排和考核工作。
5. 负责学校国际交流相关数据的统计与汇总。